Documentazione tecnica PPWR (Allegato VII): cosa contiene, chi la tiene, come si costruisce in 8 passi

La documentazione tecnica PPWR è il fascicolo con cui il fabbricante dimostra che un imballaggio rispetta il Regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio (PPWR). La prepara prima di vendere, la tiene per 5 o 10 anni e la consegna alle autorità entro 10 giorni se gliela chiedono. È obbligatoria dal 12 agosto 2026 e sta sotto la dichiarazione di conformità (art. 15, par. 2; Allegato VII).

Cos'è la documentazione tecnica PPWR e a cosa serve?

È il cuore del modulo A, cioè della procedura di valutazione della conformità che il PPWR impone a ogni imballaggio (art. 38; Allegato VII).

Il modulo A si chiama "controllo interno della produzione". Nessun ente esterno certifica il tuo imballaggio: sei tu, fabbricante, a garantire e dichiarare sotto la tua esclusiva responsabilità che rispetta i requisiti degli artt. 5-12 (Allegato VII, punto 1). Tre mosse: redigi la documentazione tecnica (punto 2), produci in modo coerente con essa (punto 3), firmi una DoC per ciascun tipo di imballaggio (punto 4).

La sequenza è fissa: prima la valutazione, poi il fascicolo, poi la DoC (art. 15, par. 2). Un imballaggio senza fascicolo non può essere immesso sul mercato. E il fascicolo non è una fotografia. La produzione in serie deve restare conforme e, se cambi progetto, materiali o norme di riferimento, rifai la valutazione (art. 15, par. 4).

Qual è la differenza tra documentazione tecnica e DoC?

La DoC afferma; la documentazione tecnica dimostra.

La DoC segue lo schema fisso dell'Allegato VIII: otto punti più la firma, nelle lingue dei mercati di vendita (art. 39, par. 2). Ne abbiamo parlato nella guida alla dichiarazione di conformità PPWR. La documentazione tecnica non ha un modulo: ha un contenuto minimo (Allegato VII, punto 2) e cresce con la complessità dell'imballaggio. Si conservano insieme e la DoC deve identificare l'imballaggio che copre (Allegato VII, punto 4).

Stessa granularità: un fascicolo e una DoC per ciascun "tipo" di imballaggio. Il tipo non è il materiale, ma il formato o il lotto (FAQ 2ª ed., sez. XV, n. 2, interpretazione non vincolante). Bottiglia, tappo ed etichetta sono un'unica unità: un solo fascicolo (art. 3, par. 1, punto 45; FAQ 2ª ed., sez. XV, n. 5, non vincolante). Taglie diverse dello stesso prodotto stanno insieme, se la taglia non tocca nessun requisito (FAQ 2ª ed., sez. XV, n. 10, non vincolante).

Cosa deve contenere la documentazione tecnica (Allegato VII, punto 2)?

Almeno sei elementi, elencati con le lettere da a) a f), più un'analisi dei rischi di non conformità. Deve anche precisare quali requisiti si applicano e descrivere progetto, fabbricazione e funzionamento dell'imballaggio (Allegato VII, punto 2).

Come leggere la tabella: la colonna centrale è il testo del regolamento, quella di destra l'esempio per un imballaggio comune. L'elenco è preceduto da "laddove applicabile, almeno": è un minimo, non un tetto.

Chi tiene la documentazione tecnica PPWR e chi può accedervi?

Il fabbricante la redige e la conserva per 5 anni dall'immissione sul mercato se l'imballaggio è monouso, per 10 anni se è riutilizzabile (art. 15, par. 3; Allegato VII, punto 4). Il termine parte da ogni immissione, quindi dall'ultimo lotto venduto.

• L'importatore verifica, prima di importare, che il fabbricante extra UE abbia fatto la valutazione e redatto la documentazione tecnica (art. 18, par. 2). Tiene copia della DoC, garantisce l'accesso al fascicolo per 5 o 10 anni (art. 18, par. 7) e consegna i documenti entro 10 giorni da una richiesta motivata (art. 18, par. 8).
• Il rappresentante autorizzato può conservare fascicolo e DoC a nome tuo, solo se il mandato scritto lo dice (Allegato VII, punto 5; art. 17, par. 2, lett. a). Non può redigerlo (art. 17, par. 2, ultimo comma).
• Le autorità ricevono, su richiesta motivata, informazioni e documentazione in lingue comprensibili, in forma elettronica e su richiesta cartacea, entro 10 giorni (art. 15, par. 10).

Chi importa o vende con marchio proprio è considerato fabbricante e assume il fascicolo (art. 21). Per capire il tuo ruolo nella filiera, leggi fabbricante, importatore o distributore: chi sei oppure fai il PPWR Check.

Quali dati servono dai fornitori e quali metodi di prova?

I fornitori di imballaggi e di materiali devono darti tutte le informazioni e i documenti necessari a dimostrare la conformità, compresa la documentazione tecnica (art. 16, par. 1). In lingue comprensibili, su carta o in formato elettronico. Per gli imballaggi a contatto con alimenti, cosmetici o farmaci rientrano anche i documenti richiesti dalle altre norme europee (art. 16, par. 2). Non possono rifiutarsi (FAQ 2ª ed., sez. X, n. 4, non vincolante).

Per le prove vale una regola sola: metodi affidabili, accurati e riproducibili, con risultati a bassa incertezza (art. 35). Non serve un organismo notificato: il modulo A non lo prevede (art. 38; Allegato VII). La presunzione di conformità scatta in due casi (art. 36). Primo: usi una norma armonizzata citata nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea (GUUE). Secondo: le prove le fa un organismo accreditato secondo il reg. (CE) n. 765/2008.

Al luglio 2026 non risultavano norme armonizzate PPWR citate in GUUE né specifiche comuni. Le vecchie norme della direttiva 94/62/CE restano utili come metodo: la EN 13430:2004 per la riciclabilità nel periodo ponte (C/2026/3084, sez. 6, non vincolante) e la EN 13428:2004 per la riduzione al minimo, con presunzione fino al 31 dicembre 2029 (art. 70, par. 1, lett. b). Per ogni norma scrivi se la usi come presunzione o come metodo.

Cosa dimostrare oggi, requisito per requisito?

Dal 12 agosto 2026 il fascicolo deve coprire i requisiti già vigenti. Gli altri entrano a scaglioni, ma conviene lasciare la sezione predisposta.

Sostanze (art. 5), vigente. Tre evidenze. La somma di piombo, cadmio, mercurio e cromo esavalente sotto 100 mg/kg (par. 4). Per il contatto con alimenti, le sostanze per- e polifluoroalchiliche (PFAS) sotto 25 ppb, 250 ppb e 50 ppm, con prova del fluoro se supera 50 mg/kg (par. 5). La riduzione al minimo delle sostanze che destano preoccupazione (par. 1). Tutto va dimostrato nella documentazione tecnica (art. 5, par. 6). Metodi indicati dalla Commissione, senza presunzione: CEN CR 13695-1:2000 per i metalli, Allegato C della EN 13428:2004 per le sostanze che destano preoccupazione (FAQ 2ª ed., sez. III, nn. 8, 9 e 10, non vincolante), screening del fluoro totale per i PFAS (C/2026/3084, sez. 5, non vincolante).

Riciclabilità (art. 6), regime ponte. I criteri di progettazione per il riciclaggio arrivano con atti delegati attesi entro il 1° gennaio 2028 e si applicano dal 1° gennaio 2030 o 24 mesi dopo. Fino ad allora non sei tenuto alla valutazione ex art. 38 sulla riciclabilità: documenti i requisiti della direttiva 94/62/CE, per esempio con la EN 13430:2004 (C/2026/3084, sez. 6, non vincolante). Scrivi quale regime applichi e censisci i componenti, perché a regime ognuno conta (art. 6, par. 9).

Riduzione al minimo (art. 10), dal 1° gennaio 2030. Tre contenuti obbligatori (art. 10, par. 4): le specifiche e norme usate per la valutazione secondo l'Allegato IV; per ogni criterio di prestazione, le esigenze di progettazione che impediscono di ridurre ancora peso o volume; i risultati di prove, simulazioni o altre fonti sul minimo necessario. Un vasetto di crema da 50 ml con doppia parete ha bisogno di una giustificazione tecnica, non estetica (FAQ 2ª ed., sez. VII, n. 2, non vincolante).

Riutilizzabili (art. 11), dall'11 febbraio 2025. Nove condizioni da documentare, dalla progettazione per il massimo numero di rotazioni alla riciclabilità a fine vita (art. 11, par. 1 e 3), più la descrizione del sistema di riutilizzo e le conferme scritte dei partecipanti (art. 26, par. 2). Il numero minimo di rotazioni arriverà con un atto delegato atteso entro il 12 febbraio 2027 (art. 11, par. 2). Conservazione: 10 anni.

In arrivo. Il contenuto riciclato (art. 7) si dimostra nelle informazioni tecniche dell'Allegato VII (art. 7, par. 6); l'atto con metodologia e formato della documentazione è atteso entro il 31 dicembre 2026 (art. 7, par. 8). Per una vaschetta in PET con coperchio in PP, ogni impianto comunica il dato del proprio componente e tu redigi il fascicolo (FAQ 2ª ed., sez. V, n. 1, non vincolante). Spazio vuoto (art. 24): tetto del 50 % per imballaggi multipli, da trasporto ed e-commerce dal 1° gennaio 2030 o tre anni dopo l'atto di esecuzione, in capo a chi riempie (par. 1); per l'imballaggio di vendita nessuna soglia, ma minimo necessario dal 12 febbraio 2028, da dimostrare nel fascicolo (par. 4; FAQ 2ª ed., sez. XI, n. 2, non vincolante). Vedi la guida su scatola di spedizione, riempitivo e spazio vuoto.

Due avvertenze. Ogni esenzione che invochi, per esempio sugli artt. 6 e 7, va provata nel fascicolo (FAQ 2ª ed., sez. XV, n. 6, non vincolante; C/2026/3084, sez. 7). Ogni asserzione ambientale, tipo "30 % di plastica riciclata", va provata nella documentazione tecnica (art. 14).

Come è fatto un fascicolo tecnico imballaggi: indice in 8 sezioni

Il regolamento non impone un formato. Questo indice organizza il contenuto minimo dell'Allegato VII in modo pratico.

1. Identificazione e revisioni. Codice del fascicolo, fabbricante, tipo coperto, DoC collegata, conservazione (5 o 10 anni), registro delle revisioni con data e motivo (art. 15, par. 3 e 4).
2. Descrizione e uso previsto. Funzione, monouso o riutilizzabile, materiale predominante, componenti, dimensioni e peso, identificativo di tipo o lotto (lett. a; art. 15, par. 5). Se copre più taglie, l'elenco delle varianti.
3. Matrice dei requisiti. Una riga per ciascun requisito degli artt. 5-12 e 14: si applica o no, da quando, dove sta l'evidenza. Le esenzioni invocate, con base giuridica e prove.
4. Analisi dei rischi di non conformità. Per ogni requisito: cosa può andare storto, quanto è probabile e grave, quali controlli lo coprono, quale azione resta (Allegato VII, punto 2).
5. Progetto, fabbricazione e materiali. Disegni, piani di fabbricazione, una riga per componente con materiale, peso, fornitore, inchiostri e adesivi; le procedure di controllo della produzione (lett. b e c; punto 3).
6. Norme e metodi. Norme e specifiche usate, con l'uso dichiarato: presunzione o metodo; il regime ponte applicato (lett. d).
7. Evidenze requisito per requisito. Metalli pesanti, PFAS, sostanze che destano preoccupazione; le valutazioni ex artt. 6, 10 e 11; le sezioni differite per artt. 7 e 24 (lett. e).
8. Prove, fornitori e allegati. Relazioni sulle prove con metodo, laboratorio, data ed esito (lett. f; art. 35); registro dei documenti di ciascun fornitore (art. 16); copia della DoC come primo allegato (Allegato VII, punto 4).

Cosa fare adesso, passo per passo

1. Elenca i tipi di imballaggio di cui sei fabbricante: marchio proprio, ordine su misura, import. Acquisti con la qualità, una settimana.
2. Apri un fascicolo per tipo, unità intera, taglie raggruppate solo a parità di caratteristiche (Allegato VII, punto 4).
3. Compila la matrice dei requisiti: quali si applicano oggi, quali dal 2028 e dal 2030. Usa la pagina delle scadenze PPWR.
4. Scrivi ai fornitori chiedendo composizione, disegni, dichiarazioni su metalli e PFAS, norme usate (art. 16). Dai una scadenza e registra le risposte.
5. Pianifica le prove sull'unità finita con metodi riproducibili (art. 35), preferendo laboratori accreditati (art. 36). Responsabile qualità.
6. Scrivi l'analisi dei rischi requisito per requisito, con le azioni residue e una data.
7. Firma la DoC sulla base del fascicolo, con lo stesso codice di tipo (art. 15, par. 5; Allegato VII, punto 4).
8. Archivia per 5 o 10 anni in un sistema che restituisce tutto in 10 giorni (art. 15, par. 3 e 10), con revisione a ogni modifica (art. 15, par. 4).

Errori da evitare

• Un fascicolo per materiale ("il fascicolo del cartone") invece che per tipo di imballaggio (Allegato VII, punto 4; FAQ 2ª ed., sez. XV, n. 2, non vincolante).
• Documentazione solo dal fornitore: disegni e prove devono stare da te (FAQ 2ª ed., sez. X, n. 10, non vincolante).
• Prove non riproducibili o fatte in casa senza metodo: contestabili in vigilanza (art. 35).
• Prove sul materiale grezzo invece che sull'unità finita (FAQ 2ª ed., sez. III, n. 17, non vincolante).
• Nessuna analisi dei rischi: una cartellina di certificati non è una documentazione tecnica (Allegato VII, punto 2).
• Delegare il fascicolo al rappresentante autorizzato: può solo conservarlo (art. 17, par. 2).
• Conservare tutto 5 anni: per i riutilizzabili servono 10 (art. 15, par. 3).
• Fascicolo mai aggiornato dopo un cambio di fornitore o inchiostro (art. 15, par. 4).

Da ricordare

• La redige il fabbricante, senza enti esterni (art. 38; Allegato VII, punto 1).
• Sei elementi minimi più l'analisi dei rischi (Allegato VII, punto 2).
• Prima la valutazione, poi il fascicolo, poi la DoC (art. 15, par. 2).
• Un fascicolo per tipo, sull'unità intera; il tipo non è il materiale.
• Conservazione 5 anni monouso, 10 riutilizzabile; consegna in 10 giorni (art. 15, par. 3 e 10).
• Non delegabile: il rappresentante autorizzato può solo conservarla (art. 17, par. 2).
• I fornitori devono darti i dati (art. 16).
• Metodi riproducibili; presunzione solo con norme in GUUE o laboratori accreditati (artt. 35 e 36).
• Fascicolo assente o incompleto: non conformità formale con possibile ritiro (art. 62, lett. d).

I termini tecnici sono spiegati nel glossario.

Domande frequenti

Cos'è la documentazione tecnica PPWR?
È il fascicolo con cui il fabbricante dimostra che un tipo di imballaggio rispetta i requisiti degli artt. 5-12 del Regolamento (UE) 2025/40. La redige prima di immettere l'imballaggio sul mercato e ci fonda sopra la dichiarazione di conformità (art. 15, par. 2; Allegato VII, punto 2).

Che differenza c'è tra documentazione tecnica e dichiarazione di conformità?
La documentazione tecnica è l'archivio delle prove: disegni, materiali, rapporti di prova, dati dei fornitori, analisi dei rischi. La DoC è la pagina firmata che riassume l'esito (Allegato VII, punti 2 e 4; Allegato VIII). Senza il fascicolo la DoC non è supportata.

Cosa deve contenere la documentazione tecnica secondo l'Allegato VII?
Almeno sei elementi: descrizione e uso previsto, progetti e materiali, spiegazioni dei disegni, elenco di norme e specifiche usate, descrizione delle valutazioni degli artt. 6, 10 e 11, relazioni sulle prove. In più un'analisi dei rischi di non conformità (Allegato VII, punto 2).

Chi deve tenere la documentazione tecnica PPWR?
Il fabbricante, per 5 anni se l'imballaggio è monouso e 10 se è riutilizzabile (art. 15, par. 3). L'importatore garantisce che sia disponibile per gli stessi anni (art. 18, par. 7). Il rappresentante autorizzato può solo conservarla, se il mandato lo prevede (Allegato VII, punto 5).

Posso far fare la documentazione tecnica al fornitore o al consulente?
Puoi farti aiutare, non delegare. L'obbligo di redigerla non rientra nel mandato del rappresentante autorizzato (art. 17, par. 2) e la responsabilità resta tua (FAQ 2ª ed., sez. X, n. 9, non vincolante). I fornitori devono darti i dati, ma il fascicolo è intestato a te.

Serve un laboratorio accreditato per la documentazione tecnica?
Non è obbligatorio: il modulo A non prevede organismi notificati (art. 38; Allegato VII). Le prove devono però usare metodi affidabili, accurati e riproducibili (art. 35). Un laboratorio accreditato e una norma armonizzata citata in GUUE danno presunzione di conformità (art. 36).

Cosa succede se la documentazione tecnica manca o è incompleta?
È una non conformità formale (art. 62, lett. d). L'autorità chiede di rimediare; se la violazione continua può vietare la messa a disposizione, imporre il richiamo o il ritiro. La Commissione indica un approccio che parte dall'avvertimento (FAQ 2ª ed., sez. XVI, n. 1, non vincolante).

Prossimo passo

Se devi costruire il tuo primo fascicolo, il Toolkit completo PPWR contiene il modello di documentazione tecnica in 19 sezioni con istruzioni, più il Toolkit DoC. Costa 349 euro + IVA. Le 8 sezioni di questa guida sono le macroaree: il modello le scompone in schede pronte da compilare.

Fonti

• Regolamento (UE) 2025/40 (PPWR), art. 3, par. 1, punti 13) e 45); art. 5, par. 1, 4, 5 e 6; art. 6, par. 9; art. 7, par. 6 e 8; art. 10, par. 4; art. 11, par. 1, 2 e 3; art. 14; art. 15, par. 2, 3, 4, 5 e 10; art. 16, par. 1 e 2; art. 17, par. 2; art. 18, par. 2, 7 e 8; art. 21; art. 24, par. 1 e 4; art. 26, par. 2; artt. 35, 36, 38, 39; art. 62, lett. d); art. 70, par. 1, lett. b); art. 71; Allegato VII, punti 1-5; Allegato VIII. Permalink: http://data.europa.eu/eli/reg/2025/40/oj
• Comunicazione della Commissione C/2026/3084 (GUUE 10 giugno 2026), sez. 5, 6, 7 e 11: interpretazione non vincolante.
• FAQ PPWR, 2ª edizione (agosto 2026; Ufficio delle pubblicazioni, 30 luglio 2026; ISBN 978-92-68-42316-5), sez. III, nn. 8, 9, 10 e 17; sez. V, n. 1; sez. VII, n. 2; sez. X, nn. 4, 9 e 10; sez. XI, n. 2; sez. XV, nn. 2, 5, 6 e 10; sez. XVI, n. 1: interpretazione non vincolante.